Archivo INIE
Historia de creación del archivo del Instituto de Investigación en Educación INIE
El inicio de la conformación del archivo del INIE se remonta en el año 2015, cuando se empezó a preparar el espacio físico, compra del mobiliario a la medida y se dio inicio con la organización de la documentación que por muchos años no se conservó en las condiciones adecuadas.
Para el año 2016, tomando en cuenta las necesidades del INIE en esta materia, la Universidad dotó de una plaza de archivista en el Instituto por una jornada de medio tiempo, resultando así, oficialmente la apertura del archivo, al servicio de las y los usuarios del INIE, así como, de la comunidad universitaria, el cual sigue ejecutando labores hasta la fecha, logrando que se garantice la conservación del patrimonio documental del instituto a la fecha.
Principales labores
- Clasificación, ordenación, eliminación, conservación, restauración, entre otros procesos técnicos archivísticos constantes.
- Gestión del Sistema de Gestión de Documentos Institucional (SiGeDI)
- Procesos de trazabilidad de documentos a través de sistemas de información y en soportes físicos.
- Procesos de selección, evaluación y disposición final de los documentos.
- Gestión total de archivo físico y sistemas de gestión de documentos.
- Elaboración y actualización constante instrumentos para la gestión archivística, tales como Cuadro de Clasificación de Documentos, listas de remisión, boletas de préstamo documental, actas de eliminación de documentos, etc.
- Inventarios documentales.
- Gestión de archivos en fase activa y en fase pasiva.
- Creación de plantillas para elaboración de documentos de la institución.
- Capacitación al personal administrativo sobre procesos y prácticas archivísticas adecuadas
- Atención de consultas documentales por parte de usuarios internos y externos.
Servicios a las personas usuarias
El archivo del INIE tiene un compromiso por la gestión adecuada de la información que se genera y se recibe como parte de su quehacer, para atender las necesidades en este sentido por parte de las personas usuarias (personal administrativo, personal investigativo, estudiantes y público general).
El acervo documental del archivo del INIE posee diversidad de series documentales de valor primario y valor secundario, sin embargo, su principal enfoque se basa en la gestión de información resultante de Proyectos de Investigación y de Acción Social atinentes al sector educación a nivel costarricense que realiza el instituto en sus diferentes campos de acción. Cabe resaltar, que es la serie documental más grande que posee el instituto, la cual posee valor científico cultural que nos compromete a su cuidado adecuado.
Se cuenta con estanterías metálicas móviles y fijas que procuran las mejores condiciones de conservación los documentos a lo largo del tiempo minimizando los riesgos de deterioro, además el área del archivo de del INIE cuenta con equipo deshumidificador de uso permanente con el fin de evitar la proliferación de mohos y otros tipos de agentes ambientales dañinos para los soportes físicos, así como control de la luz solar y artificial, purificador de aire y destructora de papel de alto tránsito.
- “Implementación de un Programa de Gestión de Documentos en el Instituto de Investigación en Educación”
Licenciado Andrey González Farguharson
- “Auditoria de información en el Instituto de Investigación en Educación: modelo de gestión del conocimiento para el monitoreo de los procesos, servicios y productos de sus unidades de apoyo a la investigación educativa”
Diana Bolaños Villalobos, Marianella Campos Esquivel, Mariana Lacayo Campos, Carolina Ugalde Ovares, Jenifer Zúñiga Guillén y Evelyn Cajina Alemán
